Office- & Vertriebsassistenz (m/w/d) – Empfang, Organisation und Kundenterminierung

Die Accounting Factory AbZ GmbH ist der Partner des Mittelstands für ausgelagerte Finanzprozesse. Unsere rund 14 Spezialistinnen und Spezialisten übernehmen für Unternehmen in ganz Deutschland Rechnungswesen, Controlling, Lohnbuchhaltung und Interim Management Finance – digital, nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert und mit eigenen, KI-gestützten Werkzeugen.

Wir wachsen weiter und suchen ab sofort eine organisierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung. Ihr Schwerpunkt: Sie finden passende Unternehmen, recherchieren die richtigen Ansprechpartner und vereinbaren am Telefon Termine für unsere Geschäftsleitung. Daneben halten Sie uns organisatorisch den Rücken frei und gehen vertrauensvoll mit allem um, was über Ihren Schreibtisch geht.

• Sie identifizieren und recherchieren potenzielle Neukunden und pflegen die Informationen in unserem CRM
• Sie ermitteln die passenden Ansprechpartner und nehmen telefonisch Kontakt auf
• Sie vereinbaren Termine für die Geschäftsleitung und versenden bei Bedarf Informationsmaterial
• Sie unterstützen die Geschäftsleitung organisatorisch: Korrespondenz, Postfächer, Verträge und Fristen sowie Beschaffung
• Sie betreuen unsere Firmenfahrzeuge: Sie sorgen dafür, dass sie betankt, gepflegt, fahrbereit und verkehrssicher sind, und behalten die gesetzlich vorgeschriebene Ausstattung sowie Prüf- und Wartungstermine (z. B. HU/AU, Inspektion, Reifenwechsel) im Blick
• Sie behalten Ausgaben im Blick und pflegen Listen und Auswertungen in Excel

Angebote, Verhandlungen und Vertragsabschlüsse übernimmt die Geschäftsleitung – Ihre Aufgabe ist der erste Kontakt und ein gut vorbereiteter Termin.

• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift – Sie drücken sich klar, freundlich und stilsicher aus, am Telefon wie in der Korrespondenz
• Erfahrung in der telefonischen Terminvereinbarung, im Kundenservice, in der Assistenz oder Office-Organisation
• Sie telefonieren gern, halten sich zuverlässig an einen Gesprächsleitfaden und bleiben auch nach einer Absage souverän und motiviert
• Gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit CRM-Systemen und digitalen Tools
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Führerschein Klasse B und die Bereitschaft, auch praktisch mit anzupacken – etwa bei der Pflege und Betreuung unserer Firmenfahrzeuge

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit oder Teilzeit (ab 30 Stunden pro Woche)
• Kernarbeitszeit von 9 bis 15 Uhr, darüber hinaus flexible Arbeitszeitgestaltung
• Strukturierte Einarbeitung, Gesprächsleitfaden und klare Abläufe
• Moderne digitale Werkzeuge, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Moderner, digitaler Arbeitsplatz in einem kleinen, zertifizierten Team